NeoGes Gestión Documental
 

 

NeoGes Gestión Documental es un programa desarrollado por IntroTec Canarias para la gestión electrónica de todo tipo de documentos, cartas, expedientes, informes, etc., así como para el control del registro de entrada y salida de estos documentos.


CARACTERISTICAS RELATIVAS A LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Gestión de documentos. Permite el almacenamiento y modificación de documentos de texto mediante el uso de Microsoft Word y el de imágenes escaneadas, pudiendo anotar sobre la propia imagen avisos (del tipo post-it), subrayar zonas que queramos resaltar como si lo hiciéramos con rotuladores fluorescentes sobre el papel, etc.

Registro de entrada/salida. Podemos configurar los puestos de nuestra red que deseemos para que funcionen como ventanillas de registro de entrada y salida. Podemos trabajar con una ventanilla única o con múltiples ventanillas, cada una con una numeración independiente.

Emisor del documento. Los emisores de los documentos (clientes) pueden estar clasificados por tipo de propietario, de tal forma que en cualquier momento podemos filtrar la tabla y ver solamente los particulares, los organismos, las empresas o cualquier otro tipo que tengamos creado en nuestra tabla de tipos de cliente.

Clasificación de documentos a dos niveles. Toda la información se organiza en dos niveles: un nivel principal que consta de expedientes y un segundo nivel que son los contenidos de cada expediente. Toda los ficheros que almacenamos en la gestión documental tiene asociada una ficha donde podemos anotar la información que necesitemos para posteriormente localizar el fichero.

Plazos de tiempo. Se pueden asociar a los expedientes y contenidos fechas de aviso (hasta tres) para controlar plazos de tramitación.

Seguridad. Podemos asociar niveles de acceso a los expedientes y a los usuarios, de tal forma que para acceder a la información de un expediente necesitamos tener un nivel de acceso igual o superior al que tenga el expediente.

Ambitos de visibilidad de documentos. Permite trabajar en tres ámbitos de trabajo: el ámbito personal, donde veríamos solo expedientes personales, solo accesibles por nosotros, el ámbito departamental, donde tenemos acceso junto con el resto de usuarios de nuestro departamento a los expedientes de éste y el ámbito general, desde el que podemos acceder a cualquier información (este ámbito solo está disponible sí tenemos el permiso adecuado).

Mensajería. Disponemos de un sistema de mensajería interna para transmitir expedientes entre departamentos y usuarios.

Registro de operaciones. Cada operación que se realiza sobre un expediente (creación, adición de contenidos, envío a otro departamento, cambio de estado, etc.) queda registrado en un historial de expedientes que nos permite poder conocer en cada momento que se ha hecho con un expediente y cual es su situación y ubicación actual.

Documentos. Hasta 30 series de documentos cada una de ellas con una numeración totalmente independiente que permite numerar hasta 100 millones de documentos por año (la numeración se inicializa automáticamente cada año). La numeración de los documentos es automática, aunque podemos configurar desde que número debe generarse la numeración.

Entorno de trabajo configurable por el usuario. Configure el programa para trabajar de acuerdo a sus preferencias y necesidades, adaptándolo a su forma habitual de trabajar. Asignación de teclas de acceso rápido personales, configuración de las columnas de datos de cada pantalla (ancho y posición), etc.


CARACTERISTICAS TECNICAS

Multiusuario y multiacceso. Trabaje en su programa de gestión desde cualquier ordenador de la red de su empresa, o bien desde cualquier PC con conexión a Internet: domicilio, portátil.

Multipuesto, con administración de usuarios, contraseñas de entrada y permisos que nos dan la posibilidad de establecer que puede hacer cada usuario en cada pantalla del programa.

Registro de sucesos. Seguimiento de operaciones realizadas. El programa graba y permite ver a los usuarios autorizados cualquier acción que se realice sobre los datos (añadir/modificar/anular/borrar), en qué momento se hizo, desde que puesto y que usuario lo hizo. Podremos saber, por ejemplo, quien ha creado un cliente o lo ha modificado, o quien ha eliminado un documento.

Práctico interface de usuario. Su interface de trabajo está pensado para disponer de todo lo que necesitemos sin tener que abandonar la pantalla. Podremos realizar consultas, altas y modificaciones relacionadas con una ficha sin salir de la misma. Así, por ejemplo, desde la ficha de un cliente puede consultar sus documentos, o bien a medio de crear la entrada de un documento puedo crear el cliente al que pertenece si aún no existe sin tener que abandorar la ficha del documento e ir a la pantalla de clientes.

Búsqueda y selección de información. Posibilidad de crear infinitos filtros por pantalla para centrar nuestra atención en un subconjunto de datos que cumplan ciertas condiciones. Por ejemplo, al finalizar el año la pantalla de documentos puede contener miles: usando un filtro podría ver sólo los del último mes, o los de un determinado cliente, o prácticamente cualquier combinación de condiciones que pueda imaginar.

Historicos de datos. Existen procesos de historificación de información antigua (con la posibilidad de poder consultarla posteriormente), liberando así la base de datos de diario y evitando que la acumulación de datos viejos en la misma ralentice el trabajo de cada día.

Manejo sencillo. El programa puede ser manejado indistintamente con ratón o con teclado. Un usuario que esté acostumbrado a trabajar con aplicaciones DOS y por lo tanto al uso del teclado, puede manejar el programa sin necesidad de usar el ratón. Se ha minimizado el número de teclas usadas y se les ha dado una funcionalidad lógica y permanente en cualquier pantalla del programa, por lo que ya no es necesario manejar multitud de teclas de función en las que además, su funcionalidad dependía de la pantalla en la que la pulsásemos.

Ayuda en línea en cualquier pantalla de la aplicación.